Apartman ve sitede hangi defterler tutulur?

Yönetici ve denetim·2 dk okuma·Güncelleme: 9 Eylül 2026

Site yönetiminde defter tutmak biçimsel bir formalite değil, alınan kararların ve harcanan paranın ispat aracıdır. Deftere işlenmemiş bir kurul kararı, itiraz edildiğinde çoğu zaman ispat edilemez; belgesiz bir harcama ise yıl sonunda yöneticinin kişisel sorumluluğuna dönüşebilir.

1. Karar defteri

Kat malikleri kurulunun kararları, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılır. Kararlar toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler gerekçesini belirterek imzalar.

• Defter, kullanılmaya başlanmadan ÖNCE notere açılış tasdiki yaptırılarak alınır.
• Sayfalar atlanmaz, arada boş sayfa bırakılmaz; silinti ve kazıntı yapılmaz.
• Toplantı tutanağı ile karar aynı deftere işlenir: hazirun (katılım) listesi, gündem, oylama sonuçları ve imzalar birlikte bulunmalıdır.
• Defter sitede saklanır; yönetici değiştiğinde tutanakla devredilir.

2. İşletme defteri (gelir-gider defteri)

Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarının yanı sıra gelir ve giderleri de kayıt altına almak ve bu kayıtlara dayanak olan belgeleri saklamakla yükümlüdür. Aidat tahsilatları, banka hareketleri, faturalar, personel ödemeleri ve serbest meslek makbuzları bu kaydın parçasıdır.

Kayıt düzeninin ölçütü basittir: yıl sonunda denetçinin veya herhangi bir kat malikinin, kasadaki tutarı defterden ve belgeden yeniden üretebilmesi gerekir. Bir harcamanın belgesi yoksa o harcama denetimde yöneticinin üzerinde kalır.

3. Kapanış tasdiki

Yönetici, tuttuğu defteri her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırır. Kapanış tasdiki, o yıla ait kayıtların sonradan değiştirilmediğini gösteren en pratik güvencedir; yapılmaması yöneticinin sorumluluğunu ağırlaştırır.

4. Belgelerin saklanması

Kanun, kayıtlara dayanak belgelerin saklanmasını yöneticinin görevi sayar. Uygulamada saklama süresi belirlenirken iki ölçüt birlikte gözetilir: alacaklar bakımından zamanaşımı süreleri ve personel çalıştırılıyorsa iş mevzuatının aradığı süreler. Bu nedenle evrakı yönetim döneminin sonunda imha etmek yerine, en az beş yıl erişilebilir tutmak yerleşik uygulamadır.

Kâğıt defter ve dijital kayıt birlikte

Kanun karar defteri için noter tasdikli fiziksel defteri arar; bu yükümlülük dijital bir sisteme geçildiğinde de ortadan kalkmaz. Ancak gelir-gider tarafında durum farklıdır: tahsilatın, cari hesapların ve belgelerin dijital ortamda tutulması, defteri hazırlamayı kolaylaştırdığı gibi hataları da azaltır.

1. Tahsilat ve harcamalar oluştuğu anda sisteme işlenir; ay sonuna biriktirilmez.
2. Her kayda dayanak belge (fatura, makbuz, dekont) taranarak kayda bağlanır.
3. Ay sonunda banka ekstresi ile sistem bakiyesi karşılaştırılır; fark varsa aynı ay içinde çözülür.
4. Yıl sonunda defter bu kayıtlardan yazılır ve notere kapattırılır.