Site yönetim yazılımı seçerken nelere bakılmalı?

Dijital yönetim·2 dk okuma·Güncelleme: 9 Eylül 2026

Site yönetimini dijitalleştirmenin amacı ekran sayısını artırmak değil, yıl sonunda kurulun karşısına tartışılamaz bir hesapla çıkabilmektir. Yazılım seçerken bakılacak ölçütler bu amaçtan türer. Aşağıdaki liste, demo sırasında sorulacak somut sorular halinde düzenlendi.

1. Mali kayıt: hesap kapanıyor mu?

• Nakit kasa, POS ve banka hesapları ayrı ayrı izlenebiliyor mu? Kasa devri ve banka mutabakatı sistemde yapılabiliyor mu?
• Her tahsilat, hangi döneme ve hangi bağımsız bölüme mahsup edildiğini gösteriyor mu? Kısmi ödemede önce gecikme tazminatı mı ana para mı kapanıyor, bu ayarlanabiliyor mu?
• Gecikme tazminatı her dönem için ayrı ayrı mı hesaplanıyor? (Toplam borç üzerinden tek hesap yapan bir sistem yanlış tutar üretir.)
• Fatura ve fiş görüntüsü kayda bağlanabiliyor mu? Yıl sonunda belgesiz kalem raporu alınabiliyor mu?
• Daireler, firmalar ve kasalar arasında virman ve mahsup yapılabiliyor mu?

2. Sakin tarafı: herkes yalnızca kendi ekstresini görüyor mu?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/348 sayılı ilke kararından sonra bu artık bir konfor özelliği değil, uyum şartıdır. Sakine borç bildirimi yapılacaksa, bunun yalnızca ilgili kişinin eriştiği bir kanaldan yapılması gerekir.

• Sakin kendi hesabıyla girip yalnızca kendi borç ve ödeme dökümünü görebiliyor mu?
• Toplu bildirimlerde alıcılar birbirini görmüyor, kişiye özel gönderiliyor mu?
• Hangi bildirimin kime ne zaman gittiği kayıt altında mı? (Tebligat tartışmasında bu kayıt işe yarar.)
• Yönetim değiştiğinde eski yöneticinin erişimi kapatılabiliyor mu?

3. Kurumsal düzen: defter ve denetim

• Yıl sonunda deftere yazılacak gelir-gider dökümü tek parça alınabiliyor mu?
• İşletme projesi ile gerçekleşen giderleri kalem kalem karşılaştıran bir rapor var mı?
• Denetçiye verilecek üç aylık hesap özeti üretilebiliyor mu?
• Alacak yaşlandırması (borcun kaç aydır beklediği) raporlanıyor mu?

4. Veri sahipliği: çıkabiliyor musunuz?

Yazılım seçiminde en çok atlanan ve en pahalıya mal olan soru budur. Yönetim şirketi veya program değiştiğinde geçmiş kayıtların elinizde kalması gerekir; aksi halde bir sonraki yönetim sıfırdan başlar ve devreden alacaklar takip edilemez hale gelir.

• Cari hesaplar, tahsilat geçmişi ve sakin listesi Excel veya benzeri bir biçimde dışa aktarılabiliyor mu?
• Yüklenen fatura ve evrak görüntüleri toplu olarak indirilebiliyor mu?
• Sözleşme sona erdiğinde verinin ne olacağı yazılı mı?
• Yedekleme sıklığı ve verinin nerede tutulduğu belirtiliyor mu?

5. Güvenlik

• Yeni bir cihazdan girişte ikinci bir doğrulama adımı var mı? Şifre tek başına yeterli olmamalı.
• Kullanıcıların yetkileri modül bazında sınırlanabiliyor mu? Muhasebe görevlisinin sakin iletişim listesini görmesi gerekmeyebilir.
• Kim ne zaman hangi kaydı değiştirdi — işlem geçmişi tutuluyor mu?

Geçiş sırasında yapılacaklar

1. Geçiş tarihini bir dönem başına sabitleyin; ay ortasında geçiş, iki sistemde yarım kayıt bırakır.
2. Devreden bakiyeleri bağımsız bölüm bazında girin ve toplamı eski sistemin son raporuyla karşılaştırın; kuruşu tutmadan devam etmeyin.
3. İlk ay eski yöntemi de paralel yürütün ve ay sonunda iki sonucu karşılaştırın.
4. Sakinleri, kendi ekstrelerine nereden bakacakları konusunda tek bir yazılı bildirimle bilgilendirin.
5. Geçiş tamamlandığında eski dosyaların yedeğini alın; silmeyin.